Elektronische Personalakte – alle Informationen auf einen Klick
Die elektronische Personalakte – auch digitale Personalakte bezeichnet – ist untrennbarer Bestandteil eines umfassenden Personalinformationssystems und enthält alle relevanten Informationen und Dokumente Ihrer Mitarbeiter.
Die elektronische Personalakte in Exact Synergy führt alle mitarbeiterbezogenen Daten in einer übersichtlichen, selbst anpassbaren Ansicht zusammen. Über das Webportal erhalten Mitarbeiter gesicherten Zugriff auf deren eigene Daten, Vorgesetzte auf die freigegebenen Daten ihrer jeweiligen Mitarbeiter und die Geschäftsführung auf alle Daten. So profitiert nicht nur die Personalabteilung sondern das ganze Unternehmen!
Exact Synergy bietet:
- Elektronische Verwaltung aller personalrelevanten Dokumente und Informationen
- Rollenbasierte Zugriffsrechte sichern Vertraulichkeit der Dokumente
- Webportal für Mitarbeiterselbstverwaltung, Vorgesetzte und Geschäftsführung
- Einheitliche Aktenführung an allen Standorten eines Unternehmens
- Integriertes Dokumentenmanagement mit frei definierbaren Einzel- und Serienbriefe
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf den elektronischen Personalakt
- Analyse-, Planungs- und Auswertungsfunktionen
- Organigramme, Bescheinigungen und Formulare
- Microsoft Office-Integration
Alle Personaldaten im zentralen Personalakt
Im zentralen Personalakt können Sie neben den üblichen Adressdaten u.a. folgende Informationen pflegen: Organisationsstruktur/Vorgesetzter/Team, Bankverbindung, Familienangehörige für Notfälle, Kenntnisse (zB Ersthelfer), Berufserfahrung, Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, Einstufung, Gehaltsdaten/Vorrückungen, Lebenslauf und benutzerdefinierte Felder. Sie können die Darstellung Ihrer Personalakte selbst bestimmen und festlegen, welche Daten für Mitarbeiter und Vorgesetzte zum Lesen oder Bearbeiten freigegeben werden.
Dokumente erstellen, scannen und ablegen mit dem integrierten Dokumentenmanagement
Mit der integrierten Dokumentverwaltung und Serienbrieffunktion können Sie Schriftverkehr erzeugen und im Personalakt speichern, oder Unterlagen einscannen und zum Personalakt hängen. So haben Sie eine zentrale Ablage für alle Personaldokumente. Mit dem Office Add-in können Sie Emails samt Anhängen (zB Bewerbungsunterlagen) auf einen Klick in den Personalakt speichern. Über die Volltextsuche können Sie in den Dokumenten nach Stichwort suchen.
Auswertungen und Personalstatistiken mit der elektronischen Personalakte
Den Perstonalakt elektronisch zu führen ebnet den Weg zu einer Fülle von Auswertungen und Personalstatistiken. Exact Synergy bietet eine Reihe von Standardauswertungen zB Headcount, FTE, Mitarbeiter nach Kostenstellen/Standort, Urlaubs- und Krankenstände, Ein- und Austritte, Geburtstage und Jubiläen, Gehaltsentwicklung und vieles mehr. Zusätzlich können kundenspezifische Reports in den elektronischen Personalakt eingebunden werden. Auch der Export der Personaldaten in ein Excel-Sheet zur Weiterbearbeitung ist kein Problem!